Her alanda olduğu gibi mali süreçlerde de dijital dönüşüm hız kazandı. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yürütülen e-Dönüşüm uygulamalarıyla birlikte ticaretin en önemli belgelerinden biri olan faturalar da dijital ortama taşındı.

Eskiden kağıt üzerinde elle düzenlenen faturalar artık online sistemler üzerinden oluşturuluyor, gönderiliyor ve saklanıyor. Bu dönüşümün temel yapı taşlarını ise e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamaları oluşturuyor.

e-Fatura Nedir?

e-Fatura; e-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında elektronik ortamda düzenlenen ve iletilen dijital faturadır. Kağıt çıktısı resmi belge niteliği taşımaz; tüm süreç elektronik ortamda yürütülür.

e-Faturalar:

  • GİB sistemi üzerinden iletilir,

  • UBL-TR formatında düzenlenir,

  • Dijital olarak arşivlenir.

Yasal düzenlemelere göre belirli ciro limitini aşan işletmeler ile bazı sektörlerde faaliyet gösteren firmalar için e-Fatura zorunludur. Ancak zorunluluk beklenmeden de sisteme gönüllü geçiş yapılabilir.

Ticari Bulut gibi bulut tabanlı ön muhasebe programları sayesinde e-Fatura’ya geçiş, başvuru ve kullanım süreci oldukça pratik şekilde tamamlanabilir.

e-Arşiv Fatura Nedir?

e-Arşiv Fatura da elektronik ortamda düzenlenen bir faturadır. Ancak farkı e-Fatura mükellefi olmayan kişi ve kurumlara kesilmesidir.

Yani:

  • Son tüketiciye,

  • e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan firmalara,

  • Yurt dışındaki müşterilere

e-Arşiv Fatura düzenlenir.

1 Ocak 2026 itibarıyla kağıt fatura uygulaması tamamen sona ermiştir. Artık tutar fark etmeksizin tüm faturalar elektronik ortamda düzenlenmek zorundadır. Bu da e-Arşiv kullanımını fiilen yaygın ve zorunlu hale getirmiştir.

e-Fatura ve e-Arşiv Arasındaki Temel Farklar

e-Fatura
Sadece e-Fatura mükelleflerine kesilir
UBL-TR formatı zorunludur
GİB sistemi üzerinden iletilir
Ekstra raporlama gerekmez

e-Arşiv Fatura
24 saat içinde GİB’e raporlanır
E-posta veya dijital çıktı ile iletilebilir
e-Fatura mükellefi olmayanlara kesilir
PDF formatında iletilebilir

Sık Sorulan Sorular

1. e-Arşiv mi e-Fatura mı olduğunu nasıl anlarım?

Ticari Bulut üzerinden fatura oluştururken alıcının TCKN veya VKN numarasını girmeniz yeterlidir. Sistem, alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını otomatik kontrol eder ve faturayı doğru türde oluşturur.

Ayrıca oluşturulan faturanın PDF çıktısında belge türü açıkça belirtilir.

2.  Yanlışlıkla e-Fatura yerine e-Arşiv kesilir mi?

Hayır. Sistem, VKN/TCKN kontrolü yaptığı için teknik olarak yanlış türde fatura kesilmesi mümkün değildir.

Ancak numara hatalı girilirse fatura yanlış kişiye düzenlenmiş olur. Bu durumda:

  • 8 gün içinde iptal talebi oluşturabilirsiniz.

  • Süre aşılmışsa alıcının iade faturası düzenlemesi gerekir.

Dijital Fatura Süreçlerinde Neden Ticari Bulut?

Ticari Bulut ile:

  • e-Fatura ve e-Arşiv süreçlerini tek panelden yönetebilir,

  • Otomatik mükellef sorgulaması yapabilir,

  • Faturaları saniyeler içinde oluşturup gönderebilir,

  • Tüm belgelerinizi güvenli şekilde arşivleyebilirsiniz.

Dijital dönüşüm artık bir tercih değil, zorunluluk. İş süreçlerinizi hızlandırmak ve mevzuata tam uyum sağlamak için e-Dönüşüm çözümlerini etkin şekilde kullanmanız büyük avantaj sağlar.