E-Arşiv Fatura Nedir ve Nasıl Kullanılır?
E-Arşiv Fatura, elektronik ortamda düzenlenen ve gönderilen faturanın ikinci nüshasının gönderici tarafından güvenli bir şekilde saklandığı dijital sistemdir. Kağıt fatura kullanımının sona ermesiyle birlikte, E-Arşiv Fatura hem zorunlu hem de isteğe bağlı olarak işletmeler tarafından tercih edilmeye başlanmıştır. Bu sistem faturaların güvenli şekilde muhafaza edilmesini sağlarken, gerektiğinde elektronik ortamda hızlıca ibraz edilmesine imkan tanır.
TİCARİ BULUT ÖN MUHASEBE programı üzerinden e-Arşiv Fatura kullanımı, işletmelerin mali mühür veya Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) ile belgelerini onaylamasına olanak verir. Böylece e-Arşiv Fatura geçiş zorunluluğu kolaylıkla yerine getirilir ve saklanan belgeler, alıcıya gönderilen kağıt faturayla aynı içerikte ve formatta korunabilir.
E-Arşiv Fatura Kurulumu ve Kesimi
E-Arşiv Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) e-Arşiv Portal veya özel entegratörler aracılığıyla kesilebilir. Kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapılan sistemde “e-Arşiv Fatura Oluştur” sekmesinden fatura bilgileri eksiksiz doldurulur. Fatura imzalandıktan sonra güvenlik onayı gerçekleşir ve belgede değişiklik yapılamaz. TİCARİ BULUT ÖN MUHASEBE kullanıcıları, portal üzerinden e-Arşiv fatura taslaklarını inceleyebilir, faturaları kolayca oluşturabilir ve sistem üzerinden arşivleyebilir.
Ticari Bulut gibi programlar sayesinde işletmeler, e-Arşiv faturalarını 10 yıl boyunca ücretsiz olarak saklayabilir, böylece belgelerin yıpranması veya kaybolması riski ortadan kalkar. Ayrıca internet erişimi olan her yerden faturalara ulaşmak ve raporlamak mümkündür.
E-Arşiv Faturanın Zorunlulukları
Vergi Usul Kanunu çerçevesinde, internet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve yıllık cirosu 5 milyon TL ve üzeri olan işletmeler e-Arşiv Fatura kullanmak zorundadır. Zorunlu olmayan işletmeler ise isteğe bağlı olarak e-Arşiv Fatura kullanabilir ve Gelir İdaresi Başkanlığı’na her ay rapor göndermekle yükümlüdür.
E-Arşiv Fatura sahibi olmayan firmaların, öncelikle e-Fatura sistemine başvurması gerekir. E-Fatura ve e-Arşiv Fatura birlikte kullanıldığında, alıcıya e-posta ile fatura iletilebilir ve ikinci nüsha dijital ortamda güvenli bir şekilde saklanabilir.
E-Arşiv ve E-Fatura Arasındaki Farklar
- Alıcı Profili: E-Fatura yalnızca e-Fatura sistemine kayıtlı alıcılara gönderilir; kağıt çıktı alınmaz. E-Arşiv Fatura ise alıcıya kağıt veya elektronik ortamda iletilebilir.
- Raporlama: E-Arşiv Fatura kullanıcıları her ay GİB’e rapor sunar, e-Fatura kullanıcıları için ek rapor gerekmez.
- Kullanım Yönetimi: E-Arşiv Fatura kullanıcıları kendi sistemleri veya özel entegratörler üzerinden işlem yapabilir; e-Fatura kullanıcıları ise GİB, özel entegratör veya sistem entegrasyonu yöntemlerini kullanır.
E-Arşiv Faturanın Avantajları
- Çevre Dostu: Kağıt ve baskı maliyetleri ortadan kalkar.
- Zamandan Tasarruf: Baskı ve kargo süreçleri yoktur, faturalar anında iletilir.
- İş Yükünü Azaltır: Muhasebe ve finans departmanlarının yükünü hafifletir.
- Hataları Minimize Eder: Baskıda oluşabilecek hatalar elektronik ortamda en aza indirilir.
- Maliyet Avantajı: Baskı, zarf, postalama gibi giderler kalkar ve maliyetler azalır.
- Uzun Süreli Saklama: Belgeler 10 yıl boyunca güvenli ve bozulmadan saklanabilir.
- Yasal Uyum: Uluslararası standartlara uygun ve Vergi Usul Kanunu ile tam uyumludur.
E-Arşiv Fatura Saklama Zorunluluğu
e-Arşiv Faturaların saklanması Vergi Usul Kanunu gereği zorunludur ve belgeler hem dijital ortamda hem gerektiğinde çıktı alınabilecek formatta muhafaza edilmelidir. Saklama süresi faturanın düzenlendiği yılı takip eden takvim yılının başından itibaren en az 10 yıldır.
Firmalar belgelerin bütünlüğünü, doğruluğunu ve erişilebilirliğini korumakla yükümlüdür. Eksik veya hatalı saklama durumunda, mali denetimlerde sorun yaşanabilir ve yasal yaptırımlar uygulanabilir. TİCARİ BULUT ÖN MUHASEBE sistemi, e-Arşiv faturaların yedeklenmesini, güvenli şekilde saklanmasını ve gerektiğinde kolayca ibraz edilmesini sağlar.
TİCARİ BULUT ÖN MUHASEBE ile E-Arşiv Fatura
TİCARİ BULUT ÖN MUHASEBE programı, e-Arşiv fatura yönetimini kolaylaştırır. İşletmeler, faturalarını güvenle saklarken, online ortamdan kesip gönderebilir ve 10 yıl boyunca arşivleyebilir. Ayrıca ücretsiz e-dönüşüm danışmanlığı ile sistem entegrasyonu sağlanır ve ilk girişlerde 500 kontöre kadar hediyemiz mümkün olur.