Günümüzde e-Fatura e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye ve e-Defter gibi dijital muhasebe hizmetleri, hem zorunlu hem de gönüllü kullanıcılar tarafından yoğun şekilde tercih edilmektedir. E-Fatura sistemine geçiş yapmak isteyen işletmeler, öncelikle gerekli başvuru ve kurulum adımlarını tamamlamalıdır. Bu süreç Mali Mühür Sertifikası başvurusu ile başlar ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından onaylanan yöntemler üzerinden sistemin aktif hale getirilmesi ile devam eder.
E-Fatura Nedir?
E-Fatura kağıt faturaların dijital ortamda oluşturulan elektronik versiyonudur. Alıcıya kağıt baskı olmadan iletilebilen e-Fatura, işlemlerin daha hızlı, güvenli ve maliyet tasarruflu bir şekilde yürütülmesini sağlar. 2022 yılı itibarıyla brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan işletmelerin 1 Temmuz 2023’e kadar e-Faturaya geçiş yapması, 1 Ocak 2025’ten itibaren ise e-Defter uygulamasını kullanması zorunludur. E-Fatura, özel entegratörler veya GİB Portal sistemi aracılığıyla kullanılabilir ve mali mühür veya e-imza ile onaylanır.
E-Arşiv Fatura Nedir?
E-Arşiv fatura, e-Fatura sisteminde kesilen faturaların ikinci nüshasının elektronik ortamda saklanmasını sağlar. E-Arşiv faturada, alıcı e-Fatura kullanmasa bile faturalar dijital olarak arşivlenebilir ve istenildiğinde çıktısı alınabilir. Faturalar mali mühür veya elektronik imza ile güvenli bir şekilde saklanır ve her ay GİB’e raporlanır. E-Arşiv kağıt faturaya kıyasla hızlı, güvenli ve maliyet avantajlı bir yöntem sunar.
E-Fatura Başvurusu ve Geçiş Süreci
E-Fatura başvurusunda ilk adım, Mali Mühür Sertifikası için Kamu Sertifikasyon Merkezi’ne (KSM) online başvuru yapmaktır. Başvuru tamamlandıktan ve ödeme yapıldıktan sonra sertifika yaklaşık bir hafta içerisinde işletmeye ulaşır. İkinci adımda, GİB web sitesi üzerinden e-Fatura başvuru formu doldurulur. Şahıs firmaları e-imza ile diğer işletmeler ise mali mühür kullanarak başvuru süreçlerini yönetebilir. E-Faturaya geçiş GİB Portal veya özel entegratörler üzerinden yapılabilir ve başvuru tamamlandığında sistem aktif hale gelir.
E-Fatura Kullanımının Avantajları
- Kağıt tüketimi olmadığı için çevre dostu bir çözüm sunar.
- Kağıt, mürekkep, zarf ve postalama gibi maliyetleri ortadan kaldırarak işletme karlılığını artırır.
- Faturaların kaybolma ve karışıklık riski en aza iner.
- Tahsilat süreçleri hızlanır ve eskifaturalara ulaşmak kolaylaşır.
- Muhasebe süreçleri ön muhasebe programları ile entegre edilebilir, iş yükü azalır ve verimlilik artar.
- İnternet bağlantısı olan her yerden fatura kesilebilir ve raporlar kolayca oluşturulabilir.
E-Fatura Kurulumu Online Olarak Nasıl Yapılır?
Başvuru ve mali mühür işlemleri tamamlandıktan sonra e-Fatura kurulumları online olarak yapılabilir. GİB Portal veya özel entegratör üzerinden sistem hesabı açılır, kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapılır. E-Fatura ve e-Arşiv faturalar için tasarımlar uygulanır ve aktivasyon işlemleri tamamlandıktan sonra dijital faturalar kullanılabilir.
Ticari Bulut ile E-Fatura Avantajları
Ticari Bulut kullanıcıları ücretsiz danışmanlık hizmeti ile e-Faturaya hızlı geçiş yapabilir ve ilk girişlerde 500 kontöre kadar ücretsiz fatura gönderebilir. Ayrıca e-Fatura ve e-Arşiv faturalar 10 yıl boyunca online olarak güvenle saklanabilir ve internet erişimi olan her yerden görüntülenebilir. e-Dönüşüm paketi ile birlikte ek maliyet olmadan tüm dijital muhasebe süreçlerini yönetmek mümkündür.