E-Arşiv Fatura Dijital Ön Muhasebede Yeni Dönem
Bu yazımızda e-arşiv fatura uygulamalarını ve TİCARİ BULUT ÖN MUHASEBE programı kapsamında bu süreçleri nasıl kolaylaştırabileceğinizi detaylı olarak ele alıyoruz. Günümüzde e-fatura ve e-arşiv fatura işlemlerinin doğru ve hızlı yapılabilmesi için pek çok yazılım çözümü sunulmaktadır. Bu çözümlerden biri olan Ticari Bulut, web sitenize veya online satış platformlarınıza kolayca entegre edilebilmekte ve tüm fatura süreçlerinizi tek bir merkezden yönetmenizi sağlamaktadır.
E-Arşiv Fatura Nedir?
E-arşiv fatura, elektronik fatura sisteminin bir uzantısı olarak dijital ortamda oluşturulan saklanan ve raporlanan resmi bir belgedir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak hazırlanır ve mükellefin yasal olarak saklaması zorunludur.
E-arşiv fatura, e-faturanın alıcıya gönderilmeyen kopyasıdır; bu faturaların kesimi zorunlu olsa da alıcıya iletimi her zaman mecburi değildir. Ancak, fatura kesildikten sonraki ayın 1. ve 15. günleri arasında GİB’e raporlanması zorunludur.
E-Arşiv Fatura Zorunluluğu
Güncel düzenlemelere göre (12.11.2024 tarihli VUK Tebliği, Sıra No: 573):
- 01.01.2025 itibarıyla KDV dahil 3.000 TL ve üzerindeki tüm işlemler e-arşiv fatura olarak düzenlenecektir.
- 01.01.2026’dan itibaren istisnalar hariç, tüm faturalar tutar fark etmeksizin elektronik olarak düzenlenecektir.
Bu kapsamda, e-arşiv fatura kesme yükümlülüğü işletmeler için zorunlu hale gelmiş ve yasal uyum süreci kritik öneme sahip olmuştur.
E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
GİB portalı üzerinden manuel fatura kesimi için izlenmesi gereken adımlar şunlardır:
- GİB E-Arşiv Test Portalı’na giriş yapılır.
- “E-Arşiv Portal” menüsünden fatura kesilecek firma kullanıcı bilgileri girilir.
- “Belge İşlemleri > E-Arşiv Fatura Oluştur” seçeneği ile fatura oluşturma ekranı açılır.
- Fatura bilgileri, alıcı bilgileri ve mal/hizmet bilgileri eksiksiz girilir.
- “Taslaklar” kısmında bilgiler kontrol edilir, gerekirse düzeltme yapılır.
- Fatura, “GİB İmza” adımıyla dijital olarak imzalanır (2 aşamalı onay: cep telefonu doğrulaması ve şifre onayı).
- İmzalanan fatura artık değiştirilemez veya iptal edilemez.
Ticari Bulut ile E-Arşiv Fatura Kesimi
Ticari Bulut, e-arşiv faturayı dakikalar içinde kesebilmenizi sağlar. Online ön muhasebe özelliği sayesinde;
- İnternetin olduğu her yerden fatura oluşturabilir,
- e-fatura ve e-arşiv faturalarınızı saniyeler içinde düzenleyebilir,
- Tasarruf ve hız avantajıyla muhasebe işlemlerinizi tek bir merkezden yönetebilirsiniz.
Üstelik kurulum ücreti ödemeden 15 dakikada kullanıma başlayabilirsiniz.
E-Arşiv Fatura Mail ile Gönderimi
E-arşiv faturalar, alıcının e-fatura sistemine kayıtlı olmaması durumunda mail ile gönderilir. Ticari Bulut ve diğer GİB uyumlu entegratörler ile bu süreç şu şekilde yönetilir:
- Araçlar > Tercihler > E-Arşiv menüsünden entegratör üzerinden gönderim seçilir.
- Gönderim türü “Elektronik” olarak seçilir.
- Fatura PDF formatında veya imzalı olarak alıcıya iletilir.
- Gönderim sırasında faturadaki karekod ve doğrulama linkleri korunur, böylece fatura yasal geçerlilik kazanır.
Not: Faturanın sadece mail ile gönderilmesi, GİB’e başarıyla iletilmişse ve doğrulama bilgileri içeriyorsa yasal olarak geçerlidir.
E-Arşiv Fatura Karşı Tarafa Nasıl Ulaşır?
Fatura, GİB sistemine iletildikten sonra:
- Alıcıya e-posta ile veya
- Fiziki çıktı olarak ulaştırılabilir.
Önemli olan, faturanın alıcı tarafından doğrulanabilir biçimde ulaşmasıdır. GİB uyumlu özel entegratörler, bu süreci hem otomatik hem güvenli şekilde yönetir.
Neden Ticari Bulut ile E-Arşiv Fatura?
- Tek bir merkezden tüm e-fatura ve e-arşiv işlemlerini yönetirsiniz.
- Kağıt, posta ve arşivleme masraflarından tasarruf sağlarsınız.
- İşletmenizin muhasebe süreçlerini online, hızlı ve hatasız yürütürsünüz.
- 10 yıl boyunca dijital arşivleme imkânı ile yasal uyum sağlarsınız.
TİCARİ BULUT ÖN MUHASEBE programı i işletmenizin tüm dijital muhasebe ve fatura süreçlerini tek noktadan yönetmenize olanak tanır.