Her ölçekteki satış işlemi sonrasında ödenmesi gereken tutarları belgelemek ve takip etmek, işletmelerin muhasebe süreçlerinde kritik öneme sahiptir. Bu işlemleri belgeleyen resmi evrak ise faturadır. Günümüzde işletmelerin kullanımına uygun farklı fatura türleri bulunmaktadır ve bu türler, satışın niteliğine, ödeme şekline ve muhasebe sistemine göre sınıflandırılabilir. En yaygın fatura türlerinden ikisi açık fatura ve kapalı faturadır. Kapalı fatura, ödeme işleminin satış anında yapıldığını gösterirken açık fatura, ödenecek bedelin belirlenmiş bir vade planına göre taksitli ödenmesini sağlayan faturadır.
Açık Fatura Nedir?
Açık fatura, satış işlemi sonrası ödemenin vadeli olarak yapılmasına imkân tanır. Ödeme, satış anında yapılmaz, belirlenen aralıklarla ve vade planına göre gerçekleştirilir. Açık faturayı diğer faturalardan ayıran en temel özellik, ödeme planının varlığı ve faturadaki kaşe ile imza bilgilerinin üst kısımda yer almasıdır. Bu faturalar, özellikle büyük ölçekli ticari işlemlerde ve ticari ilişkilerin süreklilik gösterdiği durumlarda tercih edilir.
Açık Fatura Kesme İşlemi
Açık fatura kesme işlemi, standart fatura kesim adımlarıyla benzerlik gösterir: satışa dair bilgiler, ürün veya hizmet bedeli, vergiler ve taraf bilgileri eksiksiz girilir. Ancak açık faturada imza ve kaşe bilgileri faturanın üst kısmına yerleştirilir bu, faturanın henüz tahsil edilmediğini ve alıcının borçlu olduğunu gösterir. Kapalı faturada ise bu bilgiler alt kısımda yer alır ve ödeme işlemi tamamlandığı için “tahsil edilmiştir” ibaresi eklenir.
Açık Fatura ve Tahsilat Makbuzu
Açık fatura düzenlendiğinde tahsilat makbuzu da kesilmelidir. Tahsilat makbuzu, ödenecek tutarın miktarını ve vade planını gösteren resmi belgedir. Böylece işletmeler hem satış hem de alacak süreçlerini takip edebilir, muhasebe kayıtlarını eksiksiz ve şeffaf şekilde tutabilir.
Kapalı Fatura Nedir?
Kapalı fatura, ödemenin satış anında tamamlandığını belgeleyen fatura türüdür. Nakit, kredi kartı veya banka havalesi gibi ödeme yöntemleriyle yapılan işlemlerde kullanılır. Bu fatura, hem satıcı hem de alıcı için ödeme riskini ortadan kaldırır ve muhasebe takibini kolaylaştırır.
Açık ve Kapalı Fatura Arasındaki Farklar
- Ödeme Şekli: Açık faturada ödemeler vadeli olarak yapılırken, kapalı faturada ödeme satış anında gerçekleşir.
- Kaşe ve İmza Konumu: Açık faturada kaşe ve imza üst kısımda, kapalı faturada alt kısımdadır.
- Alacak Takibi: Açık faturalar cari hesapta “alacak” olarak görünür, kapalı faturalar ödeme tamamlandığı için “kapanmış” olarak kaydedilir.
Açık Faturanın Geçerlilik Süresi
Açık faturaların ödeme süresi, taraflar arasında belirlenen vade planına göre değişir. Ancak tüm fatura türleri için saklama süresi en az 5 yıldır. Açık faturalarda vade süresine göre ödeme takibi yapılır; örneğin, “30 gün vadeli açık fatura” ifadesi faturanın ödeme zamanını belirtir.
Açık Fatura Kullanım Alanları
Açık faturalar genellikle vadeli satışlarda, toptancılar, bayiler ve büyük işletmelerde kullanılır. Bu sistem ticari ilişkilerin devamlılığına ve güvene dayanır, ancak ödeme riski taşıdığı için tahsilat süreçlerinin dikkatle yönetilmesi gerekir.
Müşteri İşlemlerinde Açık Fatura Takibi
- Müşterinin açık faturası bulunamadı uyarısı, sistemde ilgili müşteriye ait tahsil edilmemiş veya vadesi dolmamış bir fatura kaydının olmadığını gösterir.
- Açık faturalar, TİCARİ BULUT ÖN MUHASEBE programında otomatik olarak cari hesap ile ilişkilendirilir ve tahsilat süreci kolayca takip edilir.
Fatura Kesiminde Pratik Çözümler
E-fatura ve e-arşiv fatura işlemlerinizi Ticari Bulut ile tek tıkla gerçekleştirebilirsiniz. Pazaryeri entegrasyonu sayesinde internet siteniz veya e-ticaret platformlarındaki satışlar otomatik olarak Ticari Buluta aktarılır, faturalar anında oluşturulur ve ön muhasebeniz zahmetsizce yürütülür. Bu sistem, hem zaman tasarrufu sağlar hem de alacak takibini daha güvenli ve şeffaf hâle getirir.